Årsmöte 20190615 Malmby Fairground, Strängnäs

[Janne248]

Nu börjar det närma sig årsmöte, detta kommer att ske den 15 juni på Malmby Fairground, Strängnäs i samband med storträffen 2019!

Nu skall jag inte ge självberöm, men nuvarande styrelse, innehavare av klubbposter och regionsansvariga har gjort ett utmärkt arbete som vi alla vet, men tyvärr vill några återfå lite av sitt privatliv, vilket dom har gjort sig förtjänta av.

Därför kan det behövs förslag på nya personer för nästa mandatperiod:
Obs! Det finns inte någon lista på de poster som är aktuella men anmäl ert intresse till valberedningen. Valberedningen är i full gång med att prata med alla som innehar en post. Se även separata forumtrådar som kommer postas av valberedningen.

Frågan är bara, finns det nytt folk som är intresserade av en plats i styrelsen eller annan post i klubben?
Intresserad anmäler sig via PM (på forumet) till Grovsnus eller SaraW som är sammankallade i valberedningen.
Till årsmötet så tas även motioner till styrelsen emot, skriv dessa i tråden, eller tidigare tråd om motioner eller skicka dem till styrelsen@subaruclub.se.
Var nu snälla och lägg växellådsproblemen, spruckna bromsskivor, felsökning av oljeförbrukning, val av kolfiberhuv åt sidan och TÄNK TILL, vill NI vara med och bestämma riktningen på klubbens väg!

Följande punkter kommer att avhandlas på årsmötet:
1. Val av ordförande och sekreterare för mötet.
2. Fråga om kallelse skett i stadgeenlig ordning.
3. Justering av röstlängd/medlemslista.
4. Val av justeringsmän, tillika rösträknare.
5. Genomgång och godkännande av föregående årsmötesprotokoll.
6. Föredragning och godkännande av styrelsens verksamhetsberättelse samt årsredovisning.
7. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsens medlemmar.
8. Genomgång och röstning av inkomna motioner och/eller styrelsen förslag till förändringar.
9. Fastställande av medlemsavgift för nästa år.
10. Presentation av valberedningens förslag till styrelsesammansättning för kommande verksamhetsår 2018-2019

Val av styrelseledamöter
Ordförande:
Vice ordförande:
Kassör:
Eventansvarig:
Medlemsansvarig:
Webbsamordnare:
Suppleanter:

Val av regionansvariga
Norrland:
Värmland/Dalarna:
Stockholm:
Öst:
Göteborg:
Syd:

Val av revisorer:
Revisor 1:
Revisor 2:

Val av klubbposter:
Webbgruppsmedlemmar (3~4 st):

Valberedningens förslag läses upp. Öppen votering.

11. Utse Valberedningskommité för nästa år (1 st sammankallande och 1 suppleant)
12. Övriga frågor, därav allmän information om vad styrelsen jobbar med närmast.

Varje medlem äger en röst. Röstning genom ombud eller med hjälp av fullmakt är ej giltig. Beslut genom röstning fattas med enkel majoritet. Ordförande har utslagsröst.

Vad innebär olika roller?

Ordförande
Klubbens officiella ansikte utåt, drivande tjôtröv, kontaktperson med Subaru Nordic, mm mm mm...
Är ofta klubbens mest drivande medlem och kallar till möten, håller möten, stöttar styrelsemedlemmar i deras arbete.
Lyssnar till övriga medlemmars intressen och utvecklar klubben. Kontaktperson för Subaru Nordic mfl, organiserar ibland aktiviteter på riksnivå. Ansvarar för det arbete som styrelsen utför.

Vice Ordförande
Utlysa möten och upplysa medlemmar
Inför årsmöten, olika aktiviteter och annan nödvändig kommunikation med medlemmarna så brukar det vara vice ordförandens uppgift att skriva ett mail som skickas till alla registrerade medlemmar via mass-mailingfunktionen i medlemsadmin.
Administrativ medlemshanteringen för nya, gamla och utgående medlemskap (hjälpa medlemsansvarig).
Hjälpa ordföranden där så behövs i dennes arbete
Delta på möten, regionsträffar som styrelsemöten.
Hjälpa till i övriga styrelsearbetet där det behövs.

Eventansvarig
Ansvarsområden
Delta på möten, regionträffar som styrelsemöten.
Hjälpa till i övriga styrelsearbetet där det behövs
Ansvarsbeskrivning
Arbete
Där det behövs för tillfället.
Forum
Att via våra, samt andra lämpliga forum där bilintresserat folk befinner sig göra reklam för Swedish Subaru Club

Kassör
Ansvarsområden
Ekonomi löpande in och utbetalningar.
Ansvarsbeskrivning
Hanterar medlemsinbetalningar och sponsorbidrag.
Sköter fakturor och utbetalningar som görs via klubbkontot. (Även ordföranden har möjlighet att sköta kontot.)
Föra adekvat kassabok med verifikat av samtliga in och utbetalningar.
Upprättar balans och resultaträkning inför årsmöte.
Ansvarar för klubbens deklaration i samråd med ordföranden.
Vara tillgänglig i mån av tid för att svara på frågor från medlemmarna.

Medlemsansvarig
Du prickar av medlemmar som ansökt om att bli medlemmar, kollar så de betalar medlemsavgiften, skickar ut medlemskort och årsmärken.

Suppleant
Hjälper till med diverse styrelsearbete.

Regionsansvarig
Som regionansvarig är du drivande för regionen. Arrangerar träffar, besök hos sponsorer mm, kontaktperson för medlemmarna i regionen. Kontaktperson för medlemmar regionalt, organiserar träffar/aktiviteter regionalt.
Som regionansvarig förväntas du arrangera minst två (i förväg på forumet utannonserade) träffar per år.

Revisor 2st
Du kollar så stadgar följs och att ekonomin hanteras på ett korrekt sätt.
Kontrollerar övergripande att styrelsen sköter sitt arbete
enligt stadgar och gällande lagar. Kontrollerar bokföring och upprättar revisionsberättelse.

Webbsamordnare
Koordinera webbgruppens jobb med nyutveckling, underhåll av hemsida, forum och mail.

Webbgruppsmedlemmar 3~4 st
Inom webbgruppen fördelas ansvar för underhåll och nyutveckling av forum, mail administration och hemsidahantering.

Välkommen till årsmötet!
Hälsningar styrelsen

[Vince]

Motion till årsmötet 2019:

Motion 1
Rubrik: Förenkling av medlemsansökan.

Beskrivning: På medlemsansökans sida finns det ett antal rubriker som behöver fyllas i. Det är förståeligt att viss information skall lämnas in vid ansökan. Vissa rubriker är dock onödiga och borde antingen tas bort eller sättas som icke obligatoriska (se förslag i infogade bilder).
På detta sätt skulle det göra det ännu enklare att ansöka om medlemskap.

Alternativ 1


Alternativ 2


Yrkande av motion 1: Ta bort onödiga rubriker/fält alternativt gör att bara vissa av dem är obligatoriska.

Motion 2
Rubrik: Förenkling av betalningssätt för medlemskap.

Beskrivning: Idag går det enbart att betala genom bankbetalning till klubbens bankgiro. Detta gör att vissa tycker att det är krångligt att betala. Skulle man införa ett enklare betalningssätt som t.ex. Swish så skulle det öppna upp möjligheter som attrahera fler att bli medlem.
På detta sätt skulle det göra det ännu enklare att betala sitt medlemskap.

Yrkande av motion 2: Inför möjlighet att betala med Swish.

Motion 3
Rubrik: Ytterligare förenkling av medlemsansökan och betalning (kombination av motion 1 och motion 2).

Beskrivning: Idag behöver man gå igenom följande steg för att bli betalande medlem:

1. 1. Skriva in sig på forumet --> Borde tas bort helt enligt förslag i motion 1
2. 2. Fylla i formuläret med, Förnamn, Efternamn, Gatuadress, Postnummer, Ort, Region, etc....
3. 3. Vänta på svar från klubben att ansökan är mottagen samt få betalningsinformation
4. 4. Betala avgiften via bankgiro
5. 5. Vänta på att kortet skickas.

Detta kan tyvärr uppfattas som krångligt och lite långsamt.

Förslag skulle vara att man kan ansöka och betala på samma gång genom att använda swish enligt följande steg (se även infogad bild):

1. 1. Skicka in ansökan tillsammans med betalning via Swish.
   I meddelande fältet skriver man: Förnamn, Efternamn, Adress, postnummer, Ort
2. 2. När betalning är mottagen kan klubben skicka sms till medlemen för att begära mailadress samt ev. regnummer.
3. 3. Resten av proceduren för inreggning samt utskick av medlemskort görs enligt dagens rutin.

Yrkande av motion 3: Inför möjlighet att ansöka och betala med Swish på samma gång.